PENGELOLAAN PERSONALIA

1. Pendahuluan

Personalia berasal dari kata personil atau personnel yang berarti pegawai. Administrasi Personalia adalah manajemen yang menangani masalah-masalah kepegawaian dalam suatu badan usaha atau lembaga.

Tujuan dari administrasi personalia ialah mendayagunakan tenaga kerja atau pegawai secara efektif dan efisien untuk mencapai hasil yang maksimal dengan disertai pemeliharaan yang sebaik-baiknya hingga timbul rasa bahagia dan sejahtera pada para pegawai.

Yang menjadi sasaran atau ruang lingkup pembicaraan administrasi personalia pada pokoknya ialah :

1. Perencanaan Pegawai (personnel planning)
2. Pengadaan Pegawai (recruitment)
3. Pembinaan atau pengembangan Pegawai (personnel development)
4. Promosi dan Mutasi Pegawai
5. Pemberhentian Pegawai
6. Pensiun Pegawai
7. Kesejahteraan Pegawai

Hal-hal di atas dapat dikelompokkan ke adalam 3 (tiga) permasalahan, yaitu :

1. Permasalahan perjanjian hubungan kerja
2. Permasalahan pembinaan tenaga kerja
3. Permasalahan pemutusan hubungan kerja

Dapat kita rumuskan secara singkat ketiga permasalahan tersebut kedalam tiga buah kata, yaitu : “mencari – mendayagunakan – melepaskan” pegawai (to choose – to use – to loose the personnel)

B. Perencanaan Pegawai

Perencanaan pegawai bertujuan untuk mengetahui secara pasti akan kebutuhan pegawai, baik mengenai jumlahnya maupun mengenai jenis dan tingkatannya. Untuk mengetahui kebutuhan pegawai ini ada tiga hal yang perlu diketahui lebih dahulu, yaitu :

1. Jumlah dan jenis pegawai yang telah ada

2. Beban kerja (load) dari lembaga ataupun unit-unitnya

3. Kapasitas kerja pegawai

Dalam rangka perencanaan penentuan penambahan atau pengurangan pegawai secara umum dapat dikatakan, bahwa ada dua kebijakan dlaam hal ini, yaitu :

1. Kebijakan kepegawaian didasarkan pada kebutuhan (need oriented) ; berarti apabila suatu unit kerja mengalami perkembangan, berarti beban kerja bertambah. Bila beban kerja bertambah, berarti perlu adanya penambahan pegawai. Sebaliknya, apabila suatu unit kerja (usaha) mengalami kemunduran, berarti beban kerja menyusut. Bila beban kerja menyusut berarti ada pegawai tidak berfungsi. Dalam hal ini diadakan pengurangan pegawai. Penyusutan atau pengurangan pegawai ini dalam istilah kepegawaian biasa disebut “rasionalisasi”.

2. Kebijakan kepegawaian didasarkan pada anggaran biaya (buget oriented) ; berarti penentuan penambahan atau pengurangan pegawai didasarkan pada anggaran biaya yang tersedia. Bila naggaran tersedia, maka boleh mengadakan penambahan pegawai. Tapi, bila anggaran tidak tersedia/menurun, maka tidak diperbolehkan menambah pegawai, bahakan bila perlu mengurangi pegawai.

C. Pengadaan Pegawai Negri Sipil

Pegawai adalah orang yang mengerjakan atau melaksanakan suatu pekerjaan atau disingkat “orang yang bekerja”. Jika bentuknya dibalik (dijadikan bentuk pasif), makaa menjadi orang yang dipekerjakan. Dalam Undang-Undang No. 8 tahun 1974 Pokok-Pokok Kepegawaian, bab I pasa I disumuskan pengertian tentang pegawai : yang dimaksud dengan Pegawai (Negri) adalah “mereka yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam sesuatu jabatan (negri) atau diserahi tugas (negara) lainnya yang ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Berdasarkan lembaga/instansi tempat kerjanya, pegawai bisa dibedakan dalam dua macam, yaitu :

1. Pegawai Negri : pegawai yang bekerja pada lembaga-lembaga pemerintah

2. Pegawai Swasta : pegawai yang bekerja pada lembaga-lembaga swasta

Pada pokoknya pengadaan pegawai negri sipil diselenggarakan melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :

1. Pengumuman
2. Pendaftaran
3. Seleksi atau Penyaringan

D. Kewajiban dan Hak Pegawai Negri Sipil

Dalam UU No. 8 tahun 1974 disebutkankewajiban PNS sebagai berikut :

1. Setiap PNS wajib setia dan taat sepenuhnya kepada Pncasila, UUD 45 dan Pemerintah

2. Setiap PNS wajib mentaati segala perundang-undangan yang berlaku

3. Setiap PNS wajib melaksanakan segala tugas kedinasan

4. Setiap PNS wajib menyimpan rahasia jabatan

5. Setiap PNS bekerja secara jujur, tertib, cermat dan bersemangat

Adapun hak-hak PNS ialah :

1. Setiap PNS berhak memperoleh gaji yang layak

2. Setiap PNS dan keluarganya yang sakit berhak akan perawatan kesehatan

3. Setiap PNS berhak atas cuti

4. Setiap PNS berhak mendapatkan tunjangan

5. Setiap keluarga PNS berhak mendapatkan uang duka bila meninggal

6. Setiap PNS berhak atas pensiun sesuai dengan ketentuan yang berlaku

E. Pemindahan Pegawai Negri Sipil

1. Mutasi ; pemindahan seorang PNS dari suatu jabatan ke jabatan lain yang sama tingkatnya. Pemindahan ini disebut juga “tour of duty”.

2. Demosi ; penurunan pangkat setingkat lebig rendah dari pangkat sebelumnya. Demosi diberikan antara 6 bulan s/d 1 tahun, setelah itu PNS bersangkutan kembali pada jabatannya semula.

F. Pemberhentian Pegawai Negri Sipil

Pada garis besarnya sebab-sbebab pemberhentian PNS itu dapat dikelompokkan ke dalam 3 jenis, yaitu :

1. Permohonan pegawai sendiri

2. Pemberhentian oleh Dinas/Pemerintah : dikarenakan PNS tersebut tidak cakap jasmani/rohani, penciutan organisasi, peremajaan atau melakukan kriminal.

3. Pemberhentian karena sebab lain : meninggal dunia, PNS tersebut hilang, cuti di luar tanggungan Negara, telah mencapai batas usia pensiun.

G. Pensiun

Diantara sebab-sebab pensiun adalah :

1. Telah mencapai batas usia pensiun

2. Meninggal dunia karena dalam menjalankan tugas

3. Kuzuran jasmani/rokhani

Macam-macam pensiun :

1. Pensiun Pegawai Negri ; diberikan dengan ketentuan pensiun

2. Pensiun janda/duda ; diberikan kepada suami/istri dari PNS yang meninggal

3. Pensiun Anak ; diberikan kepada anak dari seorang PNS yang meninggal

4. Pensiun Orang Tua ; diberikan bila tidak ada ahli waris dari PNS yang meninggal selain orang tuanya.

H. Peningkatan Kesejahteraan Pegawai

a. Kesejahteraan Rohani

1. Kebutuhan akan rasa aman dan tenteram
2. Kebutuhan akan rasa kasih sayang
3. Kebutuhan akan rasa harga diri, dihargai dan dihormati
4. Kebutuhan akan mengaktualisasi diri dan berprestasi

b. Kesejahteraan Materi

1. Peningkatan penghasilan PNS
2. Tabungan dan Asuransi PNS (Taspen)
3. Keoperasi Pegawai Negri
4. Asuransi Kesehatan Pegawai Negri

Referensi :

Administrasi Pendidikan, Tim Dosen FIP IKIP Malang,1989.

oleh : eko tristiono